Bijlage 3 - Rapportage actiemanagement

Inleiding

Op verzoek van het College van Gedeputeerde Staten is een monitor actiemanagement (verder: ‘monitor’) ontwikkeld. Doel van de monitor is om de acties die worden afgesproken naar aanleiding van rapporten van externe controleurs (onder andere accountant en Randstedelijke Rekenkamer) te monitoren. Hiermee sturen wij op de afhandeling van de acties. Deze rapportage wordt twee keer per jaar opgesteld (laatste keer: Programmabegroting 2023 <PS2022PS19> bijlage 6). Met de managementcyclus sturen we intern op de wijzigingen in processen en systemen die moeten leiden tot het afdoen aan acties en daarmee aanbevelingen.
In deze rapportage melden wij u de stand per begin maart 2023 in relatie tot de programmabegroting 2023 (B2023).
Bij de vaststelling van de wet versterking decentrale rekenkamers (35 298) is het amendement Van der Graaf en Arib aangenomen. Hierin is besloten om een artikel aan de provinciewet toe te voegen,  die luidt: ‘Gedeputeerde staten zenden provinciale staten jaarlijks een overzicht van de aan gedeputeerde staten gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van hun standpunt daaromtrent en de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven’ (art 186a). Stemming met amendementen (eerstekamer.nl) . De rapportage actiemanagement is de invulling van deze wettelijke vereiste.

Totaalbeeld

Van de aanbevelingen zijn nu 27% lopend (B2022: 29%) en is 73% afgerond (B2022: 71%). Naast het feit dat we een aantal onderzoeken (met afgeronde aanbevelingen) hebben gearchiveerd, zijn er ook een paar nieuwe onderzoeken in de monitor opgenomen. Daardoor blijft het percentage lopende aanbevelingen vrijwel gelijk.

Er zijn momenteel 364 (B2023: 385) aanbevelingen (en acties) die gevolgd worden. Hiervan lopen er momenteel nog 95 (B2023: 105). Bij 18 aanbevelingen hebben we geconcludeerd dat de aanbeveling al eerder was geformuleerd of bij nader inzien niet werkbaar was.
Van de 381 acties die geformuleerd zijn (B2023: 401) hebben 103 nog de status ‘lopend’ (B2023: 115). We hebben nu dus 258 acties afgerond (B2023: 262). Als een rapport gearchiveerd is gaan de acties en aanbevelingen uit de monitor.
Er zijn momenteel 16 (B2022: 19) rapporten die gevolgd worden met de monitor. Een zestal rapporten van de Randstedelijke Rekenkamer zijn gearchiveerd (Uithoflijn, EBU, Energietransitie, Garanties en leningen, Restauratie Rijksmonumenten en Bouwen aan Regie). De managementletter van PWC en de rapporten Fietsbeleid en Landbouw & Voedseltransitie van de Randstedelijke Rekenkamer zijn toegevoegd aan de monitor.
In de Financiële Auditcommissie is afgesproken dat indien Provinciale Staten nadere informatie willen over specifieke aanbevelingen of acties ze dit naar aanleiding van dit overzicht kunnen agenderen bij de betreffende inhoudelijke vakcommissie.

Beeld per onderzoek

Rapporten van accountants

1. Accountantsverslag EY (2017):

Van de 68 aanbevelingen is er nog één lopend (B2022: 4). De interne screenings- en mandateringsprocedure is aangescherpt en het dynamisch aankoopsysteem (voor inhuur van externen) is aanbesteed. Als gevolg van inhuur van een aantal leidinggevenden wordt overwogen om hen een (financieel en/of personeel) mandaat toe te kennen. Na besluitvorming daarover zal de aanbeveling worden afgewikkeld.

2. Managementletter PWC (2018 en 2019):

Van de 48 aanbevelingen zijn er nog vier aanbevelingen met de status ‘lopend’ (B2022: 6). Deze hebben te maken met de beheersing van de algemene beheersmaatregelen rond IT, de wijze waarop we autorisaties in systemen controleren en de wijze van registratie van inkomende subsidies.

3. Accountantsverslag PWC (2018 en 2019):

Van de 31 aanbevelingen staan er nog 3 open (B2022: 3). Deze aanbevelingen, gericht op de informatievoorziening ten aanzien van gronden en grondexploitaties zijn meegenomen bij de opstelling van de jaarrekening 2022 en krijgen de status afgerond na de vaststelling door Provinciale Staten van deze jaarrekening.

4. Managementletter PWC (2020):

Van de 33 aanbevelingen lopen er momenteel nog zes (B2023: 10). Een deel van de openstaande aanbevelingen hebben te maken met IT processen en beheersmaatregelen. Met de vaststelling van het VIC plan 2023/2024 in 2023 zal een andere aanbeveling afgerond worden. Inkomende subsidies kunnen inmiddels in ons contractensysteem worden opgenomen, de centrale coördinatie erop dient nog te worden ingeregeld.

5. Accountantsverslag PWC (2020):

Van de 39 aanbevelingen lopen er momenteel nog 13 (B2023: 18).
Een paar van de aanbevelingen hebben te maken met de grondexploitatie van Hart van de Heuvelrug. We zijn verder voornemens om in de organisatie het herziene inkoopbeleid nader toe te lichten. Een aantal aanbevelingen raken de opstelling van de jaarrekening. De aanbevelingen zullen, na vaststelling door Provinciale Staten van de jaarrekening, afgerond worden. We werken aan een integratie tussen het frauderesponsplan en het bedrijfscontinuïteitsplan. Verder gaan we investeren in het versterken van de prognosekracht. Ons nieuw financieel systeem zal ons daar ook in accommoderen.

6. Managementletter PWC (2021):

Van de 22 aanbevelingen lopen er nog acht (B2023: 12). De provincie maakt stappen bij het proces van identificeren, registreren en beheersen van frauderisico’s.  Wij rapporteren erover in de paragraaf bedrijfsvoering. De provincie is klaar voor de rechtmatigheidsverantwoording, maar er is nog onduidelijkheid ten aanzien van het aanpassen van benodigde wet- en regelgeving. De personele invulling van de VIC functie is nog kwetsbaar.

7. Accountantsverslag PWC (2021):

Uit de 22 aanbevelingen zijn 31 acties (meerdere acties per aanbeveling) geformuleerd, waarvan er nog 18 acties (11 aanbevelingen) lopen. Een aantal aanbevelingen richt zich op de beheersing van cyberrisico’s. Daarvoor zijn beheersmaatregelen gepland dan wel in voorbereiding. Met het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid zal ook in de organisatie wederom aandacht worden gevraagd voor het rechtmatig inkopen. De prognosekracht is verbeterd, maar zal blijvend aandacht moeten krijgen. We moeten meer werk maken van de controle op de werking van geformuleerde- en ingeregelde fraudebeheersmaatregelen.

8. Managementletter PWC (2022):

Deze rapportage is na bespreking in de FAC (op 18 januari 2023) van de samenvatting ervan (de Boardletter 2022) opgenomen in het actiemanagement.  Er zijn 16 aanbevelingen door PWC geformuleerd die tot 16 acties hebben geleid.

Rapporten van de Randstedelijke Rekenkamer

9. Dolderseweg (2018):

Van de 6 aanbevelingen die geformuleerd zijn, staan er nog drie deels open (B2023: 4).  De meeste hebben te maken met de wijze waarop de provincie kavels aan de markt gaat aanbieden. Er zal een besloten vennootschap worden opgericht en het bestemmingsplan van de gemeente Zeist zal moeten worden gewijzigd. De wijziging van het bestemmingsplan ligt momenteel ter zienswijze voor. De gemeenteraad zal, naar verwachting, voor de zomer 2023 het gewijzigde bestemmingsplan vaststellen.

10. Drinkwaterbronnen (2020):

Van de zeven aanbevelingen lopen er momenteel nog 4 (B2023: 4). Over de voortgang bent u via een statenbrief geïnformeerd (SB 6/9/22 :  UTSP-1784050844-8390). Met de vaststelling van de eerste wijziging van de omgevingsverordening en het monitoring- en evaluatieplan BWP in 2023 zullen de meeste aanbevelingen de status afgerond krijgen.

11. Concessieverlening (2021):

Van de 11 aanbevelingen zijn nog alle acties (B2023: 11) lopend. Wij zullen Provinciale Staten informeren over de voortgang. We verwachten de helft van de aanbevelingen dit jaar te kunnen afwikkelen. Een aantal aanbevelingen kunnen pas na start van de nieuwe concessie de status afgerond krijgen.

12. Vernieuwde Regionale Tramlijn (VRT) (2021):

Van de 11 aanbevelingen zijn nog drie aanbevelingen lopend. Wij zullen Provinciale Staten, in lijn met gemaakte afspraken, informeren over de voortgang.

13. Fiets (2022):

Er zijn vijf aanbevelingen geformuleerd. De bestuurlijke reactie is input voor de te formuleren acties.

14. Landbouw en voedselstrategie (2022):

Bij behandeling van het rapport in Provinciale Staten is er een amendement aangenomen waarin de negen aanbevelingen zijn aangescherpt en GS is verzocht na een jaar te informeren over de stand van zaken.

Overige rapporten

15. Integis (2018):

Van de 20 aanbevelingen die geformuleerd waren staan er geen meer open (B2023: 4). We zullen u, middels een statenbrief, informeren over de afwikkeling van de aanbevelingen.

16. Beleidsaudit mobiliteit (2018):

Van de 17 aanbevelingen die geformuleerd waren, staan er geen meer open (B2023: 1). We zullen u, middels een statenbrief, informeren over de afwikkeling van de aanbevelingen.