10.1.3 | Opstellen en daarna uitvoeren van programma ‘Versterken subsidieloket' |
|---|
In 2022 is vervolg gegeven aan het verbetertraject Subsidies.
De nieuwe Algemene Subsidieverordening (ASV) is op 23 maart 2022 vastgesteld en per 1 april 2022 in werking getreden. De lopende subsidieregelingen, aanvraagformulieren en sjablonen en het controleprotocol zijn aangepast.
Het nieuwe subsidiesysteem is in 2022 geïmplementeerd en gaat per 1 januari 2023 live. De initiële planning van april 2022 is helaas niet gehaald en de livegang werd daarom uitgesteld. De vertraging werd veroorzaakt door de complexiteit van de koppelingen met andere systemen. Tijdens de gebruikersacceptatietest zijn door een tekort aan SAP-expertise en leveranciers functionaliteiten later opgeleverd dan afgesproken. Daarnaast bleek gedurende de uitvoering van het project de interne projectcapaciteit te beperkt en was het gezien de benodigde kennis van het nieuwe systeem lastig om hierin op te schalen.
Alle processen zijn opnieuw herijkt en ingericht in het nieuwe subsidiesysteem, met als doelen digitalisering van het proces, versnellen van de doorlooptijd en verhogen van de kwaliteit. De nieuwe processen zijn beschreven en intern gepubliceerd.
De doelstelling van het project was om een toekomstbestendig goed fundament voor het subsidieproces neer te zetten. Dat is gerealiseerd.
Om de samenwerking met de beleidsteams te verbeteren en sturing en richting te kunnen geven aan nieuwe initiatieven is in 2022 gestart met het Expertteam Subsidies. Dit team bestaat uit diverse experts op het gebied van inkoop, subsidies en financiën, die initiatieven vanuit de organisatie integraal toetsen en adviseren over de toepassing en invulling van het juiste instrument.
De Bibob-steekproef is in 2022 geïmplementeerd en risicogericht bij een aantal subsidieregelingen ingezet. Uit deze steekproeven zijn geen bijzonderheden naar boven gekomen.
Voor het kunnen continueren van het verandertraject en de hoge werkvoorraad (13% stijging ten opzichte van 2021) zijn de extra resources vanuit 2021 ook in 2022 nog ingezet. De extra capaciteit was nodig om de winkel open te houden, terwijl het verbetertraject tot uitvoering gebracht is.