3.5 Bedrijfsvoering

3.5.1 Inleiding

De dienstverlening vanuit bedrijfsvoering heeft betrekking op alle interne producten en diensten op het terrein van financiën, inkoop, subsidies, juridische zaken, HR & organisatie (HRO), informatie & automatisering (I&A) en facilitair.  
In 2022 was nog steeds sprake van krapte op de arbeidsmarkt. Daardoor was het ook binnen bedrijfsvoering lastig bepaalde functies tijdig in te vullen met zowel vaste als tijdelijke krachten. Bij moeilijk te werven functies wordt de werving-en-selectieprocedure 'flexibel' gemaakt. De vacature wordt langer gepubliceerd en de inschrijfperiode wordt verlengd. Ook worden kandidaten al voor een gesprek uitgenodigd zonder eerst de sluitingsdatum af te wachten. Zo willen we voorkomen dat veelbelovende kandidaten ergens anders een baan accepteren, terwijl wij de looptijd van onze eigen procedure afwachten. Bovendien streeft HR & organisatie een innovatieve wervingsstrategie en arbeidsmarktcommunicatie na. Het wervingsevenement 'Bedenk je eigen baan' is daar een voorbeeld van met 169 aanmeldingen (60 beoogd) van potentiële werknemers van onze provincie.  
 
Het meerjarig programma BV Beter heeft als doel het versterken van de diverse bedrijfsvoeringsfuncties, het verbeteren van bedrijfsvoeringsprocessen en het beter laten aansluiten van die processen bij de behoefte van de organisatie en haar omgeving. Onder de noemer basis op orde zijn twee onderdelen opgenomen: 1. Verbetering bedrijfsvoeringsprocessen en 2. Versterken ICT-functie en Digitale Routekaart. Het programma BV Beter loopt af per april 2023 en zal dan geborgd zijn binnen de lijnorganisatie.  
 
Hieronder zijn de belangrijkste ontwikkelingen van 2022 binnen bedrijfsvoering opgenomen. 

• In 2022 is de aanbesteding van het nieuwe financiële systeem succesvol afgerond. De voorbereiding en implementatie van het nieuwe financiële ERP-systeem (SAP S4 HANA) is in het najaar van 2022 gestart. Doelstelling is om dit systeem per 1 januari 2024 operationeel te hebben.  
• Voorbereiding en implementatie van het nieuwe subsidiesysteem (SAP CRM), dat technisch en functioneel op 1 januari 2023 live is gegaan. Het subsidieproces voor aanvragen, beoordelen en toekennen van subsidies is vanaf 1 januari 2023 geautomatiseerd en gedigitaliseerd. 
• Bij het team HRO is met ingang van 1 januari 2022 het e-HRM systeem van ADP vervangen door het e-HRM systeem van AFAS. Het oude P-Portaal is vervangen door InSite. Vanaf 1 januari 2022 is het systeem live gegaan en worden de salarissen, vergoedingen en toelagen via AFAS uitbetaald. 
• Digitaal gereed voor de uitvoering van de Omgevingswet met de ingebruikname van het zaaksysteem (Rx.Mission) voor de afhandeling van de VTH keten (vergunningverlening, toezicht en handhaving).  
• Verbetering van het systeem voor de afhandeling van bezwaarschriften in het kader van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). 
• Invoering van een aantal IT-voorzieningen zoals digitale ondertekendienst, beveiligde email en de versleutelde opslag van zeer vertrouwelijke informatie.  
• Onderzoek naar de eisen waar ons toekomstig netwerk aan moet gaan voldoen. Hieruit zal een aanbesteding volgen.
• Voor alle bedrijfsvoeringsteams zijn kengetallen opgesteld die nu gebruikt kunnen worden om Power BI rapportages te maken. De concept Power BI rapportages zijn opgesteld. 
• Het facilitaire systeem Planon is geoptimaliseerd. De openstaande werkvoorraad (workflow) is geanalyseerd. Er is een vereenvoudiging van de structuur doorgevoerd. En er is een dashboard in PowerBI ontwikkeld dat beter inzicht geeft in de openstaande workflow.  
• De HRO-reis is in 2022 afgerond met een slotbijeenkomst. Hiermee is een kwaliteitsimpuls bij het team HRO in gang gezet. 
• Vanuit HRO is ondersteuning verleend aan de organisatieontwikkeling en het medewerkersbelevingsonderzoek (MBO).  
• De Utrecht Academie is gestart met het in kaart brengen van de eisen waar een digitaal leerplatform aan moet gaan voldoen. Hieruit zal een aanbesteding volgen.  
• De vernieuwing van de audiovisuele middelen in de Statenzaal is afgerond.  
• Processen en procesbeschrijvingen zijn geactualiseerd en worden vastgelegd in een e-handboek (ManualMaster).  
• Voorbereidingen afgerond voor de openstelling van het fysieke BDV service loket per 1 januari 2023;  
• Invoering van de Wet open overheid (Woo). Die wet is per 1 mei 2022 inwerking getreden. De Woo is bedoeld om het handelen van overheden transparanter te maken. Hij moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Veel informatie is al online beschikbaar via de website. Het tempo dat door de rijksoverheid is voorgeschreven wordt hierbij aangehouden. Het verloopt volgens planning. Toch vraagt het ook nog wel de komende jaren inspanning.  
• In 2022 zijn er, door de Russische inval in Oekraïne, Oekraïense vluchtelingen opgevangen in het provinciehuis. Hiervoor zijn drie verdiepingen intern verbouwd voor de opvang van maximaal 270 Oekraïners. Voor hen zijn mobiele gaarkeukens geplaatst op het terrein. Hierin voorzien wij de zelfzorg voor deze vluchtelingen.  
• Het leertraject Professioneel Adviseren is vanaf september 2022 van start gegaan met ongeveer 100 adviseurs van bedrijfsvoering. 
• Succesvolle werving van 30 trainees.  

Fraude

De provincie wordt gefinancierd met publieke middelen en heeft tot taak het geld doelmatig, doelgericht en rechtmatig te besteden. Medewerkers (eigen en ingehuurd) dienen integer te handelen en fraude is verboden en moet worden voorkomen. De provincie hanteert als definitie voor fraude “een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen”.  We sluiten daarbij aan op de definitie die onze accountant hanteert.

We stellen één keer per jaar een (concernbrede) frauderisicoanalyse op, waarin we inzicht geven in de relevante processen waar fraude kan worden gepleegd. Daar staan de risico’s in die we hebben gesignaleerd, de beheersmaatregelen die we hebben getroffen en of de beheersmaatregelen werken. Deze risicoanalyse wordt besproken met de risico-eigenaren of risicobeheerder en er vindt afstemming plaats met de verantwoordelijken voor het uitvoeren van de beheersmaatregelen. De risico’s zijn opgenomen in onze risicobeheersingssysteem. Als er fraude wordt geconstateerd dan treedt het frauderesponsplan in werking.

Daarbovenop is er een onregelmatigheden overleg ingesteld waarin casussen worden besproken die te maken hebben met integriteit, corruptie, ondermijning, fraude, klokkenluidersmeldingen en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Waarbij we regelmatig vaststellen dat casussen soms meerdere labels krijgen en dus ook, in de afhandeling, verschillende trajecten tegelijkertijd door de organisatie lopen.

Vanaf 2021 rapporteert de provincie in de paragraaf bedrijfsvoering of er fraudegevallen zijn geconstateerd. Ten aanzien van het afgelopen jaar is vastgesteld dat er geen (interne-) fraudes zijn geconstateerd. Er zijn wel twee casussen van medewerkers die in strijd met de gedragscode ambtelijk integriteit 2020 hun nevenwerkzaamheden niet gemeld hadden.